Home » Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp mới nhất 2025

Ngày đăng 10/07/2025
Ngày cập nhật 30/07/2025

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp mới nhất 2025

Người đại diện pháp luật là cốt lõi của doanh nghiệp. Khi thay đổi vị trí này, việc thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp mới nhất 2025 là bắt buộc và cần chính xác. Sai sót có thể gây rủi ro nghiêm trọng. Bài viết này của Luật A+ sẽ hướng dẫn chi tiết các bước, hồ sơ và lưu ý quan trọng theo quy định mới nhất 2025, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, hiệu quả.

1. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cần thực hiện những bước nào?

Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP., thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện thông qua đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người có thẩm quyền ký giấy đề nghị thay đổi tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và tình huống cụ thể:

* Thẩm quyền ký giấy đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật

  • Đối với công ty TNHH: Người ký là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty. Nếu người này đồng thời là người đại diện cũ thì Chủ tịch mới được bầu sẽ ký.
  • Đối với công ty cổ phần: Người ký là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới trong trường hợp Chủ tịch cũ đồng thời là người đại diện theo pháp luật.
  • Trường hợp người có thẩm quyền vắng mặt hoặc không đủ năng lực: Người ký có thể là:
    • Người được ủy quyền bởi Chủ tịch HĐTV/HĐQT;
    • Người được bầu tạm thời làm Chủ tịch theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.
  • Đối với công ty TNHH một thành viên có chủ sở hữu là cá nhân không đủ năng lực hành vi dân sự (bị tạm giam, mất năng lực,…): Người ký là người được ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật được chỉ định theo Điều 78 Luật Doanh nghiệp 2020.
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật khi có quyết định bổ nhiệm nhân sự mới.
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật khi có quyết định bổ nhiệm nhân sự mới.

Trường hợp đăng ký thay đổi nhiều nội dung cùng lúc: Cá nhân có thẩm quyền ký phải đồng thời là người có quyền thực hiện các nội dung thay đổi khác như thông báo cập nhật, hiệu đính, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

2. Thành phần hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp

Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với thành phần gồm:

(i) Hồ sơ thông thường:

  • Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu.
  • Bản sao hoặc bản chính Nghị quyết/Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật:
    • Của Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).
    • Của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
    • Của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) tùy trường hợp việc thay đổi có làm thay đổi Điều lệ công ty hay không.

Lưu ý: Nội dung trong nghị quyết/quyết định cần thể hiện đầy đủ thông tin cá nhân, chữ ký của người đại diện mới theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020.

(ii) Hồ sơ trong trường hợp đặc biệt:

Đối với công ty TNHH hai thành viên mà người đại diện theo pháp luật là cá nhân đã chết, mất tích hoặc không còn đủ điều kiện hành vi dân sự, hồ sơ gồm:

  • Các giấy tờ tại tiểu mục (i) ở trên.
  • Thay thế Nghị quyết/Quyết định bằng văn bản xác nhận tình trạng pháp lý của người đại diện cũ (ví dụ: giấy chứng tử, văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc mất tích, bị tạm giam, mất năng lực hành vi dân sự…).

Trong trường hợp này, người có thẩm quyền ký giấy đề nghị thay đổi là thành viên còn lại của công ty.

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Việc chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ giúp quá trình đăng ký được thực hiện đúng quy định, mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý phát sinh do thủ tục thiếu sót.

3. Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật ở đâu và trong bao lâu thì có kết quả?

Khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật, theo quy định tại khoản 1 và khoản 5 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi phải được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ có sai sót, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung trong thời hạn quy định.

Lưu ý: Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc công bố chậm hoặc không đúng hạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

4. Doanh nghiệp có được nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật trước thời điểm chính thức thay đổi không?

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 không cấm doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật trước thời điểm chính thức thay đổi. Tuy nhiên, theo khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Điều này có nghĩa, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuẩn bị và nộp hồ sơ sớm, miễn là đảm bảo đúng thời điểm có hiệu lực chính thức của quyết định thay đổi trong hồ sơ đã nộp (chẳng hạn ngày có hiệu lực trong Nghị quyết/Hợp đồng lao động…).

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cần được công bố công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cần được công bố công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Thời điểm thay đổi chính thức cần thể hiện rõ trong quyết định hoặc nghị quyết nội bộ của doanh nghiệp và phải phù hợp với ngày ghi nhận trong hồ sơ đăng ký gửi cơ quan đăng ký kinh doanh để tránh mâu thuẫn thông tin.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những nội dung sau để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn:

* Thống nhất nội dung thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp: Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đảm bảo đã có quyết định hoặc nghị quyết được thông qua hợp lệ theo Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp. Việc bổ nhiệm người đại diện mới phải được thống nhất đầy đủ giữa các thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu công ty.

* Chọn đúng người có thẩm quyền ký hồ sơ

Người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi phải là người có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2 và khoản 5 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, như:

  • Chủ tịch HĐTV, HĐQT mới được bầu.
  • Thành viên còn lại nếu người đại diện cũ không còn khả năng thực hiện nghĩa vụ (bị mất tích, bị hạn chế năng lực, bị tạm giam…).
     Việc ký sai người có thể dẫn đến hồ sơ bị từ chối.

* Cập nhật thông tin kịp thời và công bố đúng hạn: Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày. Nếu không thực hiện đúng thời hạn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 112/2021/NĐ-CP.

* Lưu ý về thời điểm thay đổi

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật trước thời điểm thay đổi chính thức. Tuy nhiên, ngày hiệu lực của việc thay đổi chỉ được tính kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do đó, các giao dịch phát sinh trước thời điểm cấp mới vẫn do người đại diện cũ chịu trách nhiệm.

* Liên quan đến nghĩa vụ pháp lý và tài chính: Người đại diện theo pháp luật mới sẽ thay mặt doanh nghiệp ký kết hợp đồng, thực hiện thủ tục thuế, bảo hiểm, lao động và giải quyết tranh chấp. Do đó, việc lựa chọn cá nhân này cần được cân nhắc kỹ về năng lực và trách nhiệm pháp lý.

Trong trường hợp khẩn cấp như người đại diện bị mất năng lực hành vi dân sự, doanh nghiệp phải nhanh chóng hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Trong trường hợp khẩn cấp như người đại diện bị mất năng lực hành vi dân sự, doanh nghiệp phải nhanh chóng hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý và vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, lựa chọn người có thẩm quyền hợp lệ để ký đơn, thực hiện đúng quy trình theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo quá trình chuyển đổi được diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.

6. Luật sư tư vấn tại Luật A+

Luật A+ là đơn vị tư vấn pháp lý uy tín, quy tụ đội ngũ luật sư nhiều năm kinh nghiệm, am hiểu pháp luật và tận tâm với nghề. Chúng tôi tự hào mang đến dịch vụ pháp lý chất lượng, hỗ trợ hiệu quả cho cá nhân, tổ chức trong nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống và xã hội. Các dịch vụ tư vấn tại Luật A+ bao gồm:

  • Tư vấn pháp luật dân sự, hình sự, hôn nhân – gia đình, đất đai, thừa kế, lao động, hành chính…;
  • Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo, rà soát hợp đồng, văn bản pháp lý;
  • Tư vấn thủ tục hành chính, giấy phép, đăng ký, cấp đổi, giải quyết vướng mắc pháp lý với cơ quan nhà nước;
  • Đại diện hoặc hỗ trợ giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, khởi kiện… tại tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền;
  • Đồng hành pháp lý lâu dài cho cá nhân, hộ gia đình, tổ chức, doanh nghiệp và các đơn vị hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Gọi ngay luật sư A+ để được hỗ trợ và tư vấn kịp thời.
Gọi ngay luật sư A+ để được hỗ trợ và tư vấn kịp thời.

Lý do chọn Luật A+:

Giỏi chuyên môn, nhiều kinh nghiệm

Đội ngũ luật sư của Luật A+ đều là các luật sư xuất sắc, nắm rõ các quy định pháp luật, hiểu cách vận hành của cơ quan tố tụng và cơ quan Đảng giám sát. Ngoài ra các luật sư A+ đã chinh chiến và dày dạn kinh nghiệm ở các vụ án hình sự.

Thấu hiểu

Luật sư A+ thấu hiểu nỗi sợ hãi và hoang mang của thân chủ khi đối diện với một tình huống có thể phải ở tù, có thể sẽ bị oan sai, mong muốn được hỗ trợ hết mức 24/7 từ chuyên môn đến sự an tâm tâm lý. Vì thế chúng tôi sẽ làm hết khả năng để đem lại sự an tâm và công bằng cho thân chủ, khách hàng.

Cam kết đến cùng

Hành trình giành được công bằng cho khách hàng có thể sẽ không thuận lợi và bằng phẳng. Hành trình đó có thể phải trải qua nhiều năm với nhiều cấp xét xử. Luật sư A+ cam kết sẽ đi cùng và bảo vệ khách hàng cho đến khi nào công lý, công bằng được thực hiện.

Tóm lại, nắm vững thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp mới nhất 2025 là cực kỳ quan trọng để đảm bảo hoạt động công ty liên tục và hợp pháp. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp bạn tránh rủi ro và duy trì minh bạch. Nếu cần hỗ trợ trong quá trình này hoặc tư vấn pháp lý doanh nghiệp, hãy liên hệ Luật A+. Hãy liên hệ ngay luật sư A+ qua email: contact@apluslaw.vn hoặc qua sđt: 0899511010 để được hỗ trợ và tư vấn kịp thời.